• Zorgpioniersprogramma
  • door Sarai Zwinnen

Veranderaarsdag #3: roddelen, divergeren en convergeren

De derde Veranderaarsdag stond gepland op vrijdag 19 november. Helaas waren er een week eerder aangescherpte corona-maatregelen aangekondigd. En ook in de zorginstellingen van de Veranderaars was het weer alle hens aan dek. Vandaar een kort online programma met een klein gezelschap. Roeien met de riemen die je hebt noemen we dat maar. We hielden een intervisie volgens de ‘roddelmethode’ en de dames KO gaven een online hoorcollege rond de derde stap in het design thinking- proces: ideate.

We zitten op de helft van het veranderaarsprogramma! Nadat de Veranderaars voor de zomer empatisch onderzoek naar hun doelgroep hebben gedaan en na de zomer hun idee hebben (her)gedefinieerd op basis van de onderzoeksresultaten, is het nu tijd voor de volgende stap in het proces: ideate. De stap waarin je op zoek gaat naar oplossingen die in de define-fase zijn gedefinieerd. Maar voordat we de theorie, tools en post-its induiken, iets anders: een intervisie.

Pijnlijke inzichten

De Veranderaars zitten allemaal in hun eigen zorgwereldje maar als vernieuwer loop je vaak tegen dezelfde soort dingen aan: Hoe krijg ik anderen mee? Hoe blijf ik met de toekomst bezig als het hier en nu zoveel van me vraagt? De realisatie dat dit kwesties zijn waar andere vernieuwers ook tegenaan lopen, kan motiveren om niet op te geven. Daarnaast kan het delen van deze ervaringen ervoor zorgen dat je op nieuwe inzichten komt omdat een andere vernieuwer misschien wel een goede tip heeft op basis van zijn of haar eigen ervaringen.

“Je voelt je soms eenzaam als veranderaar”

We deden de intervisie volgens de ‘roddelmethode’. Hierbij wordt door één iemand een prangende vraag ingebracht. Vervolgens krijgt diegene een paar minuten op de vraag toe te lichten en de context te schetsen. Daarna krijgen de groepsleden de tijd om een beter beeld van de situatie te krijgen door vragen te stellen aan de inbrenger. Dan komt het leukste gedeelte: het roddelen! De inbrenger gaat met de rug naar de groep zitten en de groepsleden bespreken de situatie en mogelijke achtergronden, oorzaken en oplossingen. In ons geval deed de inbrenger de camera uit. Dit creëert het effect dat de inbrenger niet aanwezig is waardoor de groepsleden makkelijker hun mening over de situatie kunnen uiten. De inbrenger hoort dit aan maar mag zich er in geen enkel geval mee bemoeien. Als iedereen is uitgeroddeld keert de inbrenger terug en deelt hij wat hem heeft geraakt, wat hem is opgevallen en welke nieuwe inzichten dit hem heeft gegeven. Deze manier van intervisie zorgt ervoor dat er gemakkelijker ‘pijnlijke inzichten’ op tafel komen waar de inbrenger echt iets mee kan.

Zonder wrijving geen glans

Inderdaad, het schuurde af en toe een beetje. Maar dat is wat je wilt! Zo hebben ze bij Talma Borgh sinds een paar jaar een nieuwe missie: het bieden van een leuke dag. Ilona wil graag dat haar collega’s hier wat meer eigenaarschap in gaan voelen zodat zij niet de enige is die met nieuwe ideeën en initiatieven voor de bewoners komt, maar ze merkt dat haar collega’s nog vastzitten in oude patronen. “Hoe kan ik dit veranderen?” vroeg ze. Tijdens de probleemverkenning werd de vraag gesteld: ‘Hoe ziet de uitwisseling tussen collega’s eruit?’ Die bleek vrij minimaal. Een keer per maand kwamen ze samen maar dan werden er voornamelijk mededelingen gedeeld. Tijdens het roddelen werd gedeeld:

“Je kan er toch niet zomaar vanuit gaan dat collega’s opeens met ideeën gaan komen als ze dat nooit gewend waren en als daar geen momenten voor worden ingebouwd?”.

Dit maakte voor Ilona meteen duidelijk wat haar te doen stond: momenten inplannen voor uitwisseling en brainstorms. Ze betrapte zich erop dat ook zijzelf het moeilijk vindt om uit oude patronen te stappen.

Ook Wendy deelde een inzicht. Zij kwam niet verder met haar plan omdat er altijd wel mensen waren die niet helemaal op één lijn met haar zaten. Ze kwam erachter dat ze niet altijd op iedereen kan gaan zitten wachten totdat ze helemaal tevreden zijn. Vernieuwing hoort te schuren.

“Ik moet niet altijd wachten op mijn collega’s, ik moet het gewoon gaan doen.”

We sloten de dag af met een kort maar krachtig online hoorcollege over ideate van de dames KO. De vorige Veranderaarsdag gaven zij een workshop rond de define-fase van design thinking. Ook nu gingen ze weer met de Veranderaars aan de slag maar dat moest helaas in een iets andere constructie dan gepland. Na de online bijeenkomst konden de Veranderaars een persoonlijk online consult met de dames inplannen waarbij ze hen gericht tips en tricks konden vragen over hoe ze de theorie over ideate in hun eigen project konden toepassen.

Divergeren en convergeren 

Tijdens het hoorcollege vertelden de dames KO over divergeren en convergeren. Bij divergeren genereer je een zo breed mogelijke set aan ideeën voor oplossingen. Dit helpt om verder te komen dan voor de hand liggende oplossingen. Vervolgens ga je convergeren waarbij je onderbouwd kiest voor de meest waardevolle oplossingen. In de ontwerpwereld wordt dit ook wel ‘wieberen’ genoemd, vernoemd naar het Wybert-snoepje. 

De dames gaven ook enkele spelregels mee.

Voor divergeren geldt:

  1. Stel je oordeel uit: alle ideeën zijn goed
  2. Focus op hoeveelheid
  3. Lift mee met anderen
  4. Voel je vrij: geen idee is te gek!

En voor convergeren:

  1. Begrijp elkaars ideeën: bespreek ze om tot een gedeeld beeld te komen
  2. Houd je doel in het oog
  3. Focus op het positieve: een idee hoeft nog niet perfect te zijn
  4. Durf je eigen idee los te laten, oftewel kill your darlings!

Uiteraard kwamen de dames ook met een hoop creatieve tools om het divergeren en convergeren makkelijker te maken, zoals de bloemassociatie, dot voting en de evaluatiematrix. In het online consult dat de Veranderaars met de dames kunnen inplannen, kunnen ze gericht de tool toepassen die het best past bij hun ontwikkelvraag.